STUDIA NOTARIALIA MINORIS ARTIS
Testimonios por exhibición de documento electrónico (con constatación de comprobación de datos)
Testimonios por exhibición de documento electrónico (con constatación de comprobación de datos)
Dice el art. 251 del Reglamento Notarial:
“Mediante los testimonios por exhibición los notarios efectúan la reproducción auténtica de los documentos originales que les son exhibidos a tal fin o dan fe de la coincidencia de los soportes gráficos que les son entregados con la realidad que observen.
El testimonio por exhibición no implica el juicio del notario sobre la autenticidad o autoría del documento testimoniado. Si el original testimoniado fuese a su vez copia de otro documento, el testimonio tampoco implicará la concordancia entre ambos, salvo que el notario la haga constar expresamente.
También podrán ser utilizados estos testimonios para dar fe de la presencia de una persona ante el notario.”
1. Art. 261 versus 251 del Reglamento Notarial
1.1. Pertenencia de firma frente a autoría del documento
En la parte II hemos visto que el art. 261 del Reglamento Notarial (legitimación notarial de firma electrónica) exige presencia física del signatario ante el notario en el acto de la firma del documento y niega la posibilidad de cualquier otro medio notarial que pueda denominarse legitimación de firma electrónica.
Sin embargo, ante la inseparabilidad objetiva de firma y documento en el documento electrónico firmado electrónicamente (unidad digital), si se autentica notarialmente la reproducción (el contenido) de un documento electrónico firmado electrónicamente y se constatan -por comprobación del notario- la verificación de su firma electrónica -vinculada a unos datos personales- ¿se autentica también la firma electrónica? ¿Y si también se deja constancia en el testimonio notarial de los metadatos -o algunos de ellos- del documento electrónico testimoniado?
En primer lugar, creo que no habrá mucha discusión para admitir la posibilidad de efectuar un testimonio notarial por exhibición o “compulsa” o “contraste” o “cotejo” de un documento electrónico (v.gr. un traslado a papel con diligencia notarial en éste de ser fiel y exacta reproducción de aquel, visualizado por el notario mediante un visor). Se trataría de un sucedáneo de una autenticación documental o compulsa de una fotocopia aplicada a una reproducción de un documento electrónico o a un traslado a papel (el art. 251 comprende los documentos “que les son exhibidos a tal fin o dan fe de la coincidencia de los soportes gráficos que les son entregados con la realidad que observen”). Como dice el art. 251, estaríamos ante una “reproducción auténtica de los documentos”, y queremos resaltar que se trata de documentos.
A ese juicio de coincidencia se le puede añadir -sin más- que al documento electrónico original objeto de autenticación o comprobación se ha accedido mediante visita a una determinada sede electrónica, empleando un CSV facilitado, que figura en el documento electrónico o en un traslado papel. No dejaría de ser un testimonio de autenticación documental análogo a una compulsa o testimonio por exhibición, citando su procedencia o localización.
Pero, ¿y si ese documento electrónico está firmado electrónicamente y se comprueba por el notario, además, la verificación o contraste de la firma electrónica y la vigencia y naturaleza del posible certificado en que se base?
¿Estamos dentro de una legitimación del elemento firma -si es reconocida- del art 261 RN o estamos ante un testimonio de exhibición que comprende actividad de autenticación de la totalidad de un documento, entre cuyas circunstancias incluye que está firmado electrónicamente? ¿Habría que abstenerse de comprobar esa circunstancia en el testimonio exhibición dado que no puede haber legitimación de firmas notarial si no hay acto de firma presencial?
Debemos traer a colación las consideraciones que hicimos en la parte II sobre la escindibilidad/inescindibilidad entre los elementos firma y documento y las diversas acepciones del término “firmante” en función del soporte del documento correspondiente. Creemos –básicamente- que en los supuestos de testimonios por exhibición ponemos el foco en el documento en su conjunto, aunque subsidiariamente puedan implicar la determinación de su autor (del autor potencial o responsable del documento producido), en vez de circunscribirse, como sucede en la legitimación de firmas stricto sensu, a la pertenencia del elemento separado firma puesta por un firmante potencial y de facto sobre un documento.
Si se nos permite, incurriendo en perspectivismo, los art 251 y 261 –según los interpretamos-afrontan una realidad desde perspectivas diferentes: la del documento (como un todo, independientemente de su soporte), y la de la firma (como elemento autónomo del documento, elemento gráfico en soporte papel y derivado de un acto presencial en el soporte electrónico).
1.2. Actividad de examen de autoría del documento versus legitimidad de firma
Muy esquemática y básicamente, podemos distinguir en materia de documentos electrónicos tres variantes susceptibles de testimonio “por exhibición”:
- (i) El traslado de un documento electrónico a papel,
- (ii) la digitalización de un documento en papel u otro soporte no electrónico, es decir, la obtención de una reproducción en archivo electrónico del documento en papel u otro soporte no electrónico (obtención de un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra de un documento papel), y
- (iii) la reproducción (e incluso conversiones de formato) de un documento electrónico mediante la generación de otro documento electrónico (copia).
En la mera verificación del traslado de un soporte a otro, el notario da fe del hecho de haber efectuado el traslado a papel y de su correspondencia con el contenido de la parte que se visualiza de forma inmediata del documento electrónico o a la inversa.
Si a la constatación del hecho del traslado o visualización por el notario se le suma el contenido de alguno de sus metadatos, del que resulta la identificación de su autor -por aplicación directa de la normativa de firma electrónica-, y la naturaleza del documento y la vigencia de la certificación electrónica que ampara la firma electrónica, no deja de ser la constatación de una comparación o comprobación o un examen (como se hace, v.gr. en el último inciso del art. 238, 237 o en el art. 241 del RN).
Por la misma lógica, en la digitalización de un documento en papel, cuya firma esté legitimada notarialmente, podrá dejarse constancia de ello como metadato en la diligencia de digitalización (con independencia de que la diligencia de legitimación de firma en el documento papel sea visible en el electrónico).
Creemos que todas las actividades descritas caben en el art. 251 del RN, que contempla tanto la “la reproducción auténtica” efectuada por el propio notario, como “dar fe de la coincidencia” de los soportes que le son entregados o puestos a su disposición. Y si bien el testimonio, en principio, no implica el juicio del notario sobre “autenticidad o autoría del documento testimoniado”, sólo lo será así “salvo que el notario la haga constar expresamente”.
Es decir, el propio art 251 RN contempla la posibilidad, dentro de esta modalidad de testimonio, de que se pueda dejar constancia por el notario de la autenticidad o autoría del documento testimoniado (resaltamos que dice “documento”, no firma, así como que estos testimonios pueden alojar la constatación de una actividad notarial).
Por razón de las actividades del notario que pueden requerir o implicar algunos testimonios, el art 264 RN, al regular el Libro Indicador y establecer el contenido de los asientos de la Sección Primera, dispone que habrán de contener -entre otras- “las circunstancias necesarias para la debida identificación de la actuación que motive el asiento”).
En los documentos electrónicos la actividad notarial para determinar, mediata o inmediatamente, responsable de un documento a una persona es endógena, desde la perspectiva del art. 251 (testimonio de exhibición), y exógena desde la perspectiva del 261 (legitimación de firma electrónica).
2. El testimonio de exhibición con constancia de metadatos en el ámbito de los Documentos Públicos electrónicos.
Según hemos expuesto en nuestra parte II, existe la posibilidad de efectuar un testimonio de autenticación con legitimación de firma electrónica de un documento electrónico público u oficial (judicial o administrativo u otros) conforme al art. 257 RN, sin que resulte de aplicación el art. 261 RN.
2.1. Modalidad sintética o mixta de testimonio de exhibición/autenticación /legitimación.
En realidad, el art. 257 RN sobre legitimación de documentos públicos u oficiales -ubicado dentro de la Sección destinada a la legitimación de firmas- contempla una modalidad mixta de testimonio, estando el testimonio resultante más cerca del testimonio de actividad o examen y cuasi-notoriedad del documento exhibido, al que se le añade un juicio notarial de autoría o cualidad [i]-funcionarial y competencial- para la producción del documento oficial testimoniado, que es en puridad lo más relevante, incluso más que la propia identidad del funcionario.
Como hemos dicho en otro lugar, la propia fórmula sintética reglamentaria del “Visto y legitimado” sobre documentos públicos u oficiales (en género masculino de “documento” y no femenino de “firma”) revela que la atención del juicio se centra en el documento en sí y no en la firma propiamente dicha del funcionario desvinculada de su función y contenido (incluso para apreciar la competencia del funcionario hay que tener en cuenta el contenido del documento).
Dada la progresiva implantación en las administraciones públicas de la denominada “administración electrónica”, y la posibilidad de acceder y descargar buena parte de su documentación electrónica, las tesis que sostenemos sobre autenticación/legitimación de documentos públicos u oficiales (basadas sólo en los art 251 y 257 RN), no sólo resultan de gran utilidad al facilitar enormemente la obtención, utilización y circulación (fuera del ámbito interno de cada administración pública) de los documentos públicos administrativos electrónicos (como licencias, autorizaciones, habilitaciones, etc., que legalmente deben testimoniarse en escrituras públicas), sino que se avanza en la simplificación de trámites para el ciudadano, en celeridad (no tienen que desplazarse originales en papel) y en fiabilidad, por la mayor transparencia.
Por ejemplo, se facilitan y simplifican los testimonios precisos para multitud de otorgamientos de escrituras públicas que requieran de licencias y autorizaciones administrativas de cualquier administración pública -estatal, autonómica o local-, autorizaciones y licencias urbanísticas, autorizaciones y aprobaciones judiciales de enajenaciones de incapaces, menores, de particiones de herencias que les afecten o existan conflictos de intereses, autos judiciales de nombramientos tutores, curadores, defensores judiciales, administradores concursales, autorizaciones para actos dispositivos en materia concursal, aprobaciones de Planes de liquidación, certificaciones administrativas, expedientes administrativos; certificaciones del Registro Civil obtenidas a través de la web del Ministerio de Justicia, etc.
Dejamos apuntada -pendiente de matizar- las descargas y capturas efectuadas por el notario directamente de las sedes electrónicas de las informaciones de Registros Oficiales extranjeros de personas o sociedades o entidades jurídicas puestas a disposición de los ciudadanos.
En todos estos supuestos cabe la elaboración de un testimonio notarial donde se puede dejar constancia de la verificación del organismo y servicio o funcionario que lo ha producido, la sede electrónica o web de la que se ha obtenido y el procedimiento de identificación, así como, en su caso, la legitimación de firma electrónica o, mejor, la autoría funcionarial o competencial del firmante, conforme al certificado reconocido vigente.
2.2. Testimonio de traslado a papel con efectos de copia de naturaleza pública
El art. 27.2 de la LPACAP establece que las copias auténticas de los documentos públicos administrativos tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales, y en su apartado 3,c -entre las reglas para garantizar la identidad y contenido de las mismas- sienta la regla de que las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las misma figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permita contrastar la autenticidad de la copia mediante acceso a los archivos electrónicos del órgano público emisor.
El acceso y apreciación de dichas circunstancias lo puede llevar a cabo cualquier empleado público para cada acto concreto que precise de la verificación de la información mediante acceso, pero la información contrastada mediante el acceso queda diluida o implícita en el expediente administrativo una vez verificada, dada su instantaneidad.
El notario puede dejar constancia de ello en un testimonio, otorgando fijeza y perdurabilidad a la información, bien en diligencia específica o en el cuerpo de la propia escritura -si el traslado a papel va a quedar incorporado a un instrumento público-, dotando a la información traslada el carácter de testimonio notarial de documento público.
Sin poder detenernos ahora en el documento público administrativo electrónico y sus copias auténticas, en sus diversos formatos, sí dejamos constancia de que en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD 4/2010 de 8 de Enero) y sus Normas Técnicas del documento electrónico (DA 1ª), no se incluye nada relativo a las compulsas o cotejos administrativos, ni tampoco sobre procedimientos de impresión papel y, por otra parte, el art. 27.1 de la LPACAP dispone que “las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones” exclusivamente.
La simple impresión en papel de un documento electrónico no determina la obtención de una copia auténtica del mismo, pues ésta requiere –además de su emisión por funcionario competente- que se contengan no sólo el contenido visible, sino los metadatos mínimos obligatorios referidos a las características básicas del documento electrónico[ii] . Sin embargo, todo ello lo puede hacer constar el notario en el correspondiente testimonio, ya en el traslado a papel, ya en la reproducción electrónica obtenida por éste, obteniéndose así un testimonio notarial de un documento público, amparado por la fe pública con efecto erga omnes.
2.3.- Testimonio de digitalización de documentos en papel y copiado o conversión entre documentos electrónicos
2.3.1. Remisión sobre su admisibilidad
Ciertamente los traslados a papel de documentos electrónicos públicos, además de su utilidad en los supuestos en que tengan que incorporarse a instrumentos públicos notariales, pueden tener una notable utilidad -en tanto dure la fase de transición digital- para soportar en papel el contenido de documentos electrónicos públicos (dejando constancia en la diligencia de autenticación de los metadatos mínimos obligatorios indicativos de su naturaleza y rango) con efectos frente a todos (erga omnes), facilitando su circulación en los ámbitos en que aún predomine ese tipo de soporte.
Pero cuando hablamos de testimonios notariales de exhibición de documentos electrónicos públicos administrativos o judiciales, no estamos pensando exclusivamente en los supuestos de su traslado a papel.
También pensamos en el fenómeno inverso, es decir, en la digitalización notarial -y las garantías y efectos que ello puede suponer- de documentos públicos de todo tipo en soporte papel o cualquier otro no electrónico, mediante testimonios notariales en formato electrónico (ha de tenerse en cuenta que dentro de estos documentos públicos digitalizables comprendemos escrituras y certificaciones de todo tipo de registros en papel de años atrás, que conservan vigencia y eficacia).
Ya vimos en la primera entrega (con carácter general) y en la segunda (testimonio de legitimación de firma electronica) la admisibilidad de testimonios notariales en formato electrónico en origen. También creemos haber fundamentado que, respecto de los documentos públicos, el art. 257 RN -interpretado conforme a la realidad social que recoge el 3,1 CC- se convierte en la norma notarial básica para los testimonios de documentos públicos u oficiales, en cualquier formato (“cualquier documento oficial, o expedido por funcionario público en el ejercicio de su cargo”). También hemos dejado expresado que, con carácter supletorio, la regulación notarial habrá de integrarse con la normativa básica documental pública, singularmente la regulación documental electrónica de la LPACAP y, por remisión de ésta, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas que lo desarrollan.
2.3.2. Digitalización con o sin legitimación/juicio de autoría
En este sentido podemos aceptar por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel -o en otro soporte no electrónico- en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
Se trata de la creación (“los notarios efectúan la reproducción auténtica de los documentos” dice el 251 RN) de un documento electrónico, como objeto digital, formado por:
- (i) la imagen electrónica obtenida (representando su aspecto y contenido en el soporte de origen -su geometría y sin caracteres o gráficos que no figuren en el documento de origen, sin perjuicio de optimizaciones-),
- (ii) sus metadatos mínimos obligatorios y
- (iii) la firma notarial asociada al proceso de digitalización, que garantiza la integridad del resultado.
Entendemos que la mera digitalización (especie de testimonio inverso al traslado a papel, es decir, traslado a documento electrónico) puede reducirse a la digitalización o, además, añadirse el testimonio de legitimación de firmas o, mejor, juicio de autoría funcionarial y competencial, emitiendo así un testimonio sintético o mixto electrónico similar al que describíamos en el testimonio de traslado a papel.
Dejamos para otros trabajos lo relativo al ciclo de vida del documento electrónico testimoniado y su mantenimiento (los documentos administrativos electrónicos que han sido objeto de testimonio mantienen su validez y disponibilidad) y conservación.
2.3.3. Inclusión en el Libro Indicador, Sección Primera
En los supuestos de testimonios de digitalización que incluyan, además, legitimación de firmas o juicio de autoría creemos que debe anotarse la creación del testimonio electrónico en el Libro Indicador Sección Primera (como estudiábamos en nuestra segunda entrega).
Por otra parte, pensamos que en dicha sección Primera pueden anotarse igualmente las digitalizaciones simples, aunque no lleven juicio de autoría, y reflejar -en todo caso- las circunstancias de sus posibles remisiones a registros administrativos y respuestas de los mismos.
Aunque no podemos profundizar ahora en la naturaleza de la Sección Primera del Libro Indicador, nos inclinamos por admitir su formato electrónico ab initio, al menos de las subsecciones electrónicas que puedan abrirse por el notario dentro de la Sección 1ª, relativas a testimonios electrónicos en origen, es decir, tanto las inclusiones relativas a los testimonios del art 261 -todos electrónicos en origen- como las digitalizaciones efectuadas con fundamento en el art 257 RN.
Así como el propio reglamento notarial presupone siempre el soporte papel en la Sección Segunda del Libro Indicador (que puede reproducirse en un archivo electrónico transcurrido un año, según el art 264 in fine), sin embargo, ello no se deduce necesariamente respecto de la Sección Primera, al menos en todos los casos. Si, como dice el art 264 RN último párrafo, se faculta para reproducir los testimonios de las Secciones 1ª y 2ª en un archivo informático para garantizar su “conservación y reproducción” -otorgando implícitamente un carácter interino al soporte papel-, entendemos que la conversión en formato electrónico se está pensando sólo para la Sección 2ª y para los testimonios en papel incluidos en la Sección 1ª, no para los ya electrónicos en origen (cuya conversión inmediata y transitoria a soporte papel no ha previsto el reglamento).
2.3.4. Conversión de documentos electrónicos (cambio de formato)
La conversión de documentos electrónicos, conforme la NTI correspondiente, se refiere únicamente al proceso de transformación de un documento electrónico de un formato o versión de formato. Ello puede venir motivado por diferentes causas, como políticas de conservación de documentos (art 216 2º RN), normalización de formatos, obsolescencia tecnológica, garantía de independencia tecnológica o cualquier otra solicitud.
En actuaciones aisladas de uno o varios documentos bastaría con atender a la conservación en el nuevo formato del contenido, contexto y estructura del documento origen e identificación de componentes, de modo que el nuevo documento posea, como mínimo, las mismas características que permitan reproducir la información del documento original, reduciendo al mínimo el riesgo de pérdida de información.
Es de señalar que en este proceso no serían objeto de conversión las firmas electrónicas del documento de origen, y ahí la actividad de comprobación del notario y su afirmación en el nuevo formato -dentro de la diligencia notarial- serían de gran interés e importancia. Así mismo, serán de gran importancia, la inclusión en el nuevo formato de los metadatos mínimos obligatorios, en su caso, y el rango o naturaleza del documento. Es decir, procurar, en alguna forma, dejar establecidos los vínculos entre los documentos de origen y el convertido, esto es, la denominada “traza del proceso”.
2.3.5. Almacenamiento de archivos electrónicos
Sólo dejamos apuntada esta cuestión, que requiere tratamiento específico. Baste señalar la conveniencia del almacenamiento de muchos de los documentos electrónicos objeto de testimonio (ya autónomo ya incorporado en escrituras).
En el caso de los testimonios electrónicos en origen de la Sección 1ª – en formato electrónico- posibilita esta materia.
Cuestión más compleja es la de los testimonios de documentos electrónicos reseñados en instrumentos públicos que se protocolizan, cuando no se efectúa -por las razones que fueren- el traslado a papel. Siempre cabe completar el otorgamiento con un requerimiento de depósito o almacenamiento de dichos archivos, que quedan vinculados a la matriz, sin formar parte de éstas (art 216 1º RN).
Sin embargo, el art 114 de la Ley de Medidas de 24/2000 dice que, cuando un notario sea requerido para dejar constancia de cualquier hecho relacionado con un archivo informático, no será necesaria la transcripción de su contenido en el documento en soporte papel, bastando con que en éste se indique el nombre del archivo y una función alfanumérica que lo identifique de manera inequívoca, archivo que quedará almacenado en la notaría, y las copias que se expidan del documento confeccionado podrán reproducir únicamente la parte escrita de la matriz, adjuntando una copia en soporte informático adecuado del archivo relacionado, amparada por la firma electrónica avanzada del notario.
Lo curioso y destacable de la regulación de la ley 27/2000 recogida en el art 114,1 -que parece considerar que es parte de la matriz la información electrónica no escrita – es que queda fuera del ámbito de la Disposición Transitoria 11 que el art 115,2 de dicha ley añade a las de la Ley del Notariado, por la que deja en suspenso sine die la regulación electrónica sobre matrices de escrituras y actas (suspensión referida a “la regulación del documento electrónico contenida en este artículo”, art 115).
3.- El notariado como agente colaborador en la aplicación general de los principios generales de actuación en el sector público
3.1. Interacción documentos públicos e instrumentos públicos
Estos testimonios de documentos públicos y oficiales están llamados a cumplir un importante papel en la fase de transición digital, bien como testimonios independientes, bien -sobre todo- como técnica auxiliar para la incorporación de dichos documentos públicos administrativos a los diferentes instrumentos públicos notariales, cuando resulte preciso su testimonio e incorporación, o cuando los mismos instrumentos públicos constituyan un elemento complementario o integrante de expedientes de las administraciones públicas -urbanísticos, de enajenaciones de inmuebles, de contrataciones públicas, etc.- o elementos de perfección, consumación o actos separables o de formación de voluntad de/para los diversos actos o contratos llevados a cabo por entidades pertenecientes al sector público.
3.2. Supuestos de eficacia colaborativa
Buen ejemplo de eficiencia colaborativa la tenemos en las relaciones notaría/Catastro, dentro de las que, para la realización de las escrituras públicas relativas a bienes inmuebles que suponen una alteración de la titularidad catastral, se obtiene por el notario la certificación catastral electrónica en el momento del otorgamiento de la escritura, que testimonia en la propia escritura y, una vez firmada, a través de un canal informático seguro, se efectúa por el notario la comunicación al Catastro de la alteración, pudiendo obtenerse y acceder en minutos a la resolución administrativa (automatizada) del alta de la nueva titularidad y su testimonio, así como testimoniar la nueva certificación catastral electrónica, emitida ya a nombre de los adquirentes, cuyo traslado notarial a papel ya se puede adjuntar a la copia autorizada de la escritura.
En todo este proceso de alteración de titularidad catastral y su acreditación, en las puertas del año 2000, se invertían años y en la actualidad –promovido e impulsado desde las notarías como institución colaboradora- se puede culminar en menos de una hora, sin más actividad de los interesados que el encargo y firma de la escritura correspondiente, sin necesidad de acudir al Catastro (incluso, en su caso, puede dejarse practicada la notificación de la resolución catastral a los interesados en orden a obtener su pronta firmeza).
Fenómeno similar de eficiencia colaborativa se dará en materia de Registro Civil cuando este registro se convierta en electrónico, tal como prevé la hibernada Ley 20/2011 del Registro Civil (si es que llega a entrar en vigor algún día, pues promulgada hace más de un lustro ostenta el demérito de ser la ley más vaga de la que tengamos recuerdo, no por confusa, sino por la incapacidad de pasar desde su innato estado de vacatio al operativo).
El acceso y anotaciones de actos autorizados por notario relativos al estado civil de las personas será inmediato en emancipaciones, capitulaciones, matrimonios, divorcios, instrumentos de autotutela y poderes que la contemplan, nombramientos de tutores y administradores por padres y demás legitimados, así como la comprobación de estados civiles, vecindades civiles, incapacidades, tutelas, curatelas y representaciones legales, situaciones especiales de administración y sobre tramitaciones de acuerdos extrajudiciales de pagos de personas físicas no empresarios, concursados, etc.
El notariado, dentro de sus competencias, se convierte con este tipo de actuaciones electrónicas (unas veces con ocasión del otorgamiento de escrituras y otras mediante los que llamábamos testimonios de actividad) en agente colaborador en el desarrollo de los principios generales del sector público, posibilitando la simplicidad, claridad y proximidad de los ciudadanos a la documentación pública administrativa y judicial, contribuyendo a la eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos, prestando su cooperación y colaboración a las administraciones públicas y a la judicial.
4.- En conclusión:
- Resulta indudable la posibilidad de aplicación de testimonios notariales de exhibición para los supuestos de “compulsa” o “contraste” o “cotejo” de un documento público electrónico
- Al juicio de coincidencia de documentos se le puede añadir la sede electrónica y vía de acceso al documento original objeto de autenticación o comprobación y, en su caso, el empleo de un CSV facilitado.
- En la digitalización notarial de un documento en papel, cuya firma esté legitimada notarialmente, podrá dejarse constancia del carácter de testimonio notarial como metadato en la diligencia de digitalización (con independencia de que la diligencia de legitimación de firma en el documento papel sea visible en el electrónico).
- En el ámbito de los documentos públicos electrónicos es admisible un testimonio sintético de exhibición/autenticación con el añadido de legitimación de firma electrónica o juicio competencial del documento electrónico público u oficial (judicial o administrativo u otros), conforme al art 257 RN y no resultar aplicable el art 261 RN; modalidad sintética o mixta de testimonio más cercano al testimonio por exhibición -al centrarse en el documento, no en la firma- con el añadido de un juicio de autoría -personal y funcionarial- de su autor.
- Básicamente, según la naturaleza del soporte al que se traslada la información, distinguimos dos modalidades de testimonios en materia electrónica:
- Testimonio de traslado a papel con efectos de reproducción de naturaleza pública, añadiendo el notario a la constatación de ser reproducción fiel y exacta del original, el acceso y constatación de las circunstancias de los documentos (metadatos) con lo que el traslado tendrá el carácter de testimonio notarial de documento público (teniendo en cuenta que en materia de documento público administrativo electrónico y sus copias auténticas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus Normas Técnicas, no se incluye nada relativo a las compulsas o cotejos administrativos, ni tampoco sobre procedimientos de impresión papel).
- Testimonio de digitalización de documentos en papel y copiado o conversión entre documentos electrónicos, con fundamento en el art 257 del RN (“cualquier documento oficial, o expedido por funcionario público en el ejercicio de su cargo”), que se incluirá en el Libro Indicador Sección Primera, recomendando la creación de la Sub-sección, de naturaleza electrónica ab initio, específica para las inclusiones de documentos testimonios electrónicos en origen.
- Con estos testimonios se garantiza frente a todos (erga omnes) la naturaleza de original o de copias auténticas de los documentos públicos administrativos, ya respecto de copias en soporte papel (que se digitalizan) ya de documentos electrónicos (que se trasladan a papel), al llevar a cabo el notario el proceso correspondiente -y dejar constancia de ello- , facilitando la circulación de contenidos electrónicos sin pérdida de carácter en soporte papel o a la inversa.
- El notario se convierte en agente colaborador en el desarrollo y aplicación general de los principios generales de actuación en el sector público (simplicidad, claridad y proximidad de los ciudadanos a la documentación pública administrativa), contribuyendo a la eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos.
- Es destacable la experiencia de la colaboración notaría/catastro, que patentiza la eficiencia y celeridad multiplicada por la actuación notarial, lográndose con la interactuación notaria/Catastro en minutos lo que hace una década suponían años (obtención inmediata la certificación catastral electrónica, realización inmediata de la comunicación al Catastro de la alteración de titularidad -firmada la escritura-, con obtención cuasi-simultánea del alta de la nueva titularidad y de la nueva certificación catastral electrónica a nombre de los adquirentes).
- Fenómeno similar de eficiencia colaborativa podría conseguirse en materia de Registro Civil en formato electrónico respecto de las actuaciones notariales afectantes al estado civil y circunstancias de las personas, (una vez que la legislación sobre este registro abandone su periodo de “vacaciones” legales y esté operativo).
(cerraremos en la parte IV esta serie de testimonios electrónicos con los testimonios notariales electrónicos sintéticos o mixtos de documentos de los particulares)
[i] “Autenticación del ejercicio de la competencia” (art. 18) es la expresión que utiliza la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (también “sistemas para su identificación electrónica y para la autenticación de los documentos electrónicos que produzcan”, art. 13,3)
[ii] La Guía de Aplicación de la NTI de documento electrónico define metadato como “dato que define y describe otros datos”
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